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第十二章：我的项目：董秘懂你
会议全流程自动化 · 从一句话到日历邀请到会议纪要到行动跟踪
有一件事,我做了大概二十年。 每次要约人开会,我需要:想好时间,发消息问对方有没有空,等对方回,确认时间,打开日历,手动创建日程,填写标题、时间、地点、参会人,发送邀请,等对方接受,再去准备会议材料…… 这一套流程,顺利的话要十五分钟,遇到时间来回协商,半小时也不稀奇。 二十年,我就这样约会开会。
直到我做了「董秘懂你」。
那天晚上十一点,我发了一条消息给它: 「约刘伟明天上午9点去顺德开战略会。」
三秒钟后,飞书对话框里出现了一张卡片。 深绿色的卡片头,📅 会议邀请,战略会,2026-02-23 09:00 — 10:00,组织者曹贺鹏,参会人刘伟,「在日历中查看」。 下面一行文字:「飞书日历:已同步到飞书日程。」
我盯着这张卡片,沉默了大概五秒钟。 不是因为震惊,是因为突然意识到: 二十年来我一直在做的那件事,刚刚在三秒钟内完成了。
一、董秘懂你是什么
「董秘」是董事会秘书的简称。在大公司里,董秘负责的事情之一,就是管理高管的日程——安排会议、协调时间、准备材料、整理纪要、跟踪行动项。 这个角色,是公司里最重要的支撑性岗位之一。 但对大多数人来说,不可能专门雇一个董秘。会议管理这件事,只能自己来。
「董秘懂你」,就是用AI把这个角色做出来——不只是帮你创建日历,而是把会议从头到尾的全流程,都接管掉。
它能做的事,分四个模块:
- 模块一:自然语言创建日程——你说一句话,它创建日历,同步飞书日程,发送邀请。
- 模块二:会前材料自动整理——会议开始前一小时,它自动推送会前材料——上次会议的结论、这次会议的议程、参会人的背景信息。
- 模块三:会议纪要自动生成——会议结束后,你把录音或者速记发给它,它整理成结构化的会议纪要。
- 模块四:行动项提取与跟踪——从纪要里自动提取行动项——谁负责、做什么、什么时间完成,到期前自动提醒。
四个模块加在一起,就是一个完整的会议管理闭环。
二、模块一:自然语言创建日程
这是用起来最爽的一个模块,也是最能让人当场被震到的功能。
工作原理
你发一句话,它用自然语言理解提取关键信息:
- 时间:「明天上午9点」→ 2026-02-23 09:00
- 参会人:「刘伟」→ 查找飞书通讯录
- 主题:「战略会」
- 地点:「顺德」→ 写入备注
然后调用飞书日历API,创建日程,发送邀请。 整个过程,三秒钟。
配置方法
首先,确保你的OpenClaw已经接入飞书,并且开放了日历权限:
在飞书开放平台,进入你的应用,权限管理里添加:
calendar:calendar # 访问日历
calendar:timespan # 读写日程
calendar:event # 创建/修改日程然后,创建「董秘懂你」的Skill文件:
yaml
name: 董秘懂你-日程创建
description: 根据自然语言创建飞书日历日程并发送邀请
trigger:
keywords: ["约", "开会", "会议", "安排", "日程"]
actions:
- type: parse_intent
extract:
- field: title
description: 会议名称
- field: start_time
description: 开始时间,转换为ISO格式
- field: end_time
description: 结束时间,默认开始时间+1小时
- field: attendees
description: 参会人姓名列表
- field: location
description: 地点(如有)
- type: feishu_calendar_create
params:
title: "{{title}}"
start_time: "{{start_time}}"
end_time: "{{end_time}}"
attendees: "{{attendees}}"
location: "{{location}}"
- type: reply
template: |
📅 会议已创建
**{{title}}**
时间:{{start_time}} — {{end_time}}
参会人:{{attendees}}
{{#location}}地点:{{location}}{{/location}}
飞书日历:已同步 ✓保存,重启Gateway。
测试一下:
发给它:「约张三后天下午3点开产品评审会。」
看卡片有没有出现。
出现了——模块一配置成功。
三、模块二:会前材料自动推送
会议前一小时,什么都不用做,它自动发来一条消息:
📋 一小时后:战略会
【上次会议结论】(如有)
· 确定了Q1核心目标为...
· 下一步行动:...
【本次会议议程】
请确认或补充本次讨论重点
【参会人信息】
· 刘伟:[背景信息]
【建议准备】
· 上次遗留的三个问题
· 本次需要决策的事项这个功能的配置,需要在日程创建的时候同时注册一个「会前提醒」定时任务:
python
import schedule
import time
from datetime import datetime, timedelta
def schedule_pre_meeting_reminder(event_id, start_time, title, attendees):
"""在会议开始前1小时触发提醒"""
reminder_time = start_time - timedelta(hours=1)
def send_reminder():
# 查询上次相关会议的纪要
last_meeting_notes = get_last_meeting_notes(title)
# 生成会前简报
briefing = f"""
📋 一小时后:{title}
【参会人】{', '.join(attendees)}
【上次会议结论】
{last_meeting_notes if last_meeting_notes else '(无历史记录)'}
【建议准备事项】
· 确认本次讨论重点
· 准备相关数据支撑
· 检查上次行动项完成情况
"""
# 发送到飞书
feishu_send_message(briefing)
# 注册定时任务
schedule.every().day.at(
reminder_time.strftime("%H:%M")
).do(send_reminder).tag(f"meeting_{event_id}")四、模块三:会议纪要自动生成
会议结束了。 你通常有两种素材可以给它:
素材一:会议录音
把录音文件发给它,它先转文字,再整理成结构化纪要。
📝 战略会 · 会议纪要
时间:2026-02-23 09:00-10:00
参会人:曹贺鹏、刘伟
【讨论事项】
1. Q1战略方向确认
· 曹贺鹏提出:聚焦三个核心业务线
· 刘伟补充:需要优先考虑资源分配问题
· 结论:Q1以业务线A为主攻方向
2. 团队扩充计划
· 讨论了招聘时间线
· 结论:3月底前完成两个关键岗位招募
【决策事项】
· 确认Q1主攻业务线A
· 授权刘伟负责招聘推进
【行动项】
见下方跟踪列表素材二:速记笔记
把你的会议笔记(哪怕是很乱的碎片)发给它,它帮你整理成上面这个格式。
这个功能不需要额外配置,直接在对话里说:
「帮我整理刚才战略会的纪要,」然后把素材粘贴过去。
它会整理,你确认,存入史话归档。
五、模块四:行动项提取与到期提醒
这是四个模块里我觉得价值最被低估的一个。
会议纪要整理好之后,它自动提取行动项:
📌 行动项跟踪 · 战略会
[ ] 刘伟 · 完成两个关键岗位招募 · 截止:2026-03-31
[ ] 曹贺鹏 · 输出业务线A的Q1目标文档 · 截止:2026-02-28
[ ] 曹贺鹏 · 下次战略会议安排 · 截止:2026-03-07然后,它会在截止日期前三天,自动发提醒:
「⏰ 提醒:「输出业务线A的Q1目标文档」还有3天到期,当前状态:未完成。」
配置行动项提醒:
python
def create_action_item(assignee, task, deadline):
"""创建行动项并注册提醒"""
# 存入行动项数据库
action_id = save_action_item({
"assignee": assignee,
"task": task,
"deadline": deadline,
"status": "pending",
"created_at": datetime.now()
})
# 注册截止前3天提醒
reminder_date = deadline - timedelta(days=3)
schedule_reminder(
date=reminder_date,
message=f"⏰ 提醒:「{task}」还有3天到期\n负责人:{assignee}\n当前状态:未完成",
action_id=action_id
)
return action_id完成之后,在对话里发:「战略会的招聘任务完成了。」 它更新状态,取消提醒,记入史话。
六、和飞书其他功能的结合
你说得对,董秘懂你的用途远不止这些。
接下来可以做的事:
和飞书云文档结合
会议纪要自动生成后,不只是发在对话里,同步创建一篇飞书云文档,共享给所有参会人。参会人可以在文档里直接评论和补充,形成协作记录。
python
# 创建飞书云文档并分享
doc_url = feishu_create_doc(
title=f"{meeting_title} · 会议纪要 · {date}",
content=meeting_notes,
share_with=attendees
)
feishu_send_message(f"📄 会议纪要已创建:{doc_url}")和飞书多维表格结合
所有行动项,自动同步到一张飞书多维表格,形成团队可见的任务看板。
- 按状态筛选:未开始、进行中、已完成。
- 按负责人筛选:每个人能看到自己名下的所有行动项。
- 按项目筛选:所有会议产生的任务,按项目归类。
这张表,就是你团队的执行仪表盘。
和飞书项目管理结合
如果你用飞书项目,可以把行动项直接创建为飞书项目的任务,关联到对应的项目里,纳入项目管理流程。 会议产生的任务,不再游离在项目体系之外,直接进入执行链条。
七、为什么叫「董秘懂你」
最后,说说这个名字。
「董秘懂你」,不只是因为它做的是董秘的工作。 是因为,一个好的董秘,不只是执行指令的,而是懂你的工作节奏,懂你的沟通风格,懂你什么时候需要提醒,懂你什么样的会议需要认真准备,什么样的可以轻松应对。
这种「懂」,是在一次次协作里建立起来的。
- 你告诉它你的工作节奏,它记住了。
- 你告诉它某类会议不需要正式纪要,它记住了。
- 你告诉它你的客户叫什么名字、是什么背景,它记住了。
慢慢地,它真的开始「懂你」—— 不是因为它有多智能,而是因为你们之间,积累了足够多的共同经验。
这,才是「董秘懂你」真正的含义。
那张会议邀请卡出现在飞书里的时候,我截了图。 不是因为这个功能多高深,而是因为—— 它代表了某种边界被跨越了。 二十年来我一直手动做的事, 第一次被一句话替代了。
我想起第一章里说的那句话: 「它不是工具,它是一种关系。」
一个工具,不会在你说「约刘伟明天开战略会」的时候, 三秒钟内把日历邀请发到你手机上, 然后在最下面写一行: 「温馨提示:部分参会人未识别到飞书账号,建议使用@功能选择联系人,以便同步日程并发送邀请。」
它在帮你,还在教你怎么用得更好。 这不是工具会做的事。 这是搭档会做的事。